Zwei Ansprüche mit verschiedenen Voraussetzungen

Ist Ihr Arbeitsverhältnis beendet, prüfen Sie zuerst, warum der frühere Arbeitgeber die Abmahnung noch braucht und ob sie Ihnen weiterhin konkret schaden kann. Diese Fragen gehören zu zwei verschiedenen Ansprüchen. Eine Abmahnung kann im Einzelfall aus der Personalakte zu entfernen sein, obwohl der andere Anspruch nicht greift.

Arbeitsrechtlicher Entfernungsanspruch: Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kommt die Entfernung nach dem Ausscheiden auf Grundlage der §§ 242 und 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB entsprechend nur in Betracht, wenn konkrete, objektiv nachvollziehbare Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Abmahnung Ihnen weiterhin schaden kann. Die bloße Behauptung, die Abmahnung sei unberechtigt gewesen, reicht dafür nicht. Das BAG, 17.11.2016 – 2 AZR 730/15, Rn. 46–48, wies den Antrag ohne solchen Tatsachenvortrag ab. Ein datenschutzrechtlicher Löschungsanspruch war dort nicht Gegenstand des Antrags (geprüft am 05.11.2026).

Datenschutzrechtliche Löschung: Nach Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO ist entscheidend, ob die Daten für den Verarbeitungszweck noch notwendig sind. Das LAG Hamm, 13.09.2022 – 6 Sa 87/22, Rn. 44–69, ordnete nach dem Ausscheiden die Entfernung einer Abmahnung aus einer Papierpersonalakte an. Die Warnfunktion war entfallen und im konkreten Fall war auch kein weiterer Bedarf für eine Rechtsauseinandersetzung erkennbar. Nach diesem Urteil müssen Sie für Art. 17 keinen fortwirkenden Schaden darlegen. Das ist die Begründung eines Landesarbeitsgerichts für seinen Fall (geprüft am 05.11.2026).

Der arbeitsrechtliche Entfernungsanspruch fragt nach einem fortwirkenden Nachteil; bei der DSGVO-Löschung kommt es auf den Speicherzweck an.
Die beiden Ansprüche haben unterschiedliche Voraussetzungen.

Woran Sie einen fortbestehenden Speichergrund erkennen

SituationWas Sie daraus ableiten können
Der Vertrag ist beendet. Die Abmahnung sollte nur vor einer Wiederholung im Betrieb warnen.Fragen Sie nach einem aktuellen Zweck. Ist der Eintrag entbehrlich und greift keine Ausnahme, kommt Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO in Betracht.
Ein konkreter Streit läuft, und der Arbeitgeber benötigt genau dieses Schreiben als Beleg.Prüfen Sie, welche Teile und Kopien für den Rechtsanspruch erforderlich sind. Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO kann einer Löschung insoweit entgegenstehen.
Sie können einen fortwirkenden Nachteil belegen, etwa eine konkret angekündigte weitere Verwendung des beanstandeten Vorwurfs.Sichern Sie die Nachricht und die Gegenbelege. Lassen Sie neben Art. 17 auch den arbeitsrechtlichen Entfernungsanspruch prüfen.
Der Arbeitgeber beruft sich allein darauf, dass er die Akte auf Papier führt.Fragen Sie, wie die Akte geordnet ist. Papier schließt die DSGVO bei einer strukturierten, nach Kriterien zugänglichen Sammlung nicht von vornherein aus.

Für die Ausnahme zählt die erforderliche Aufbewahrung des konkreten Eintrags. Ein offener, sachfremder Streit erklärt sie für sich genommen nicht. Auch eine gesetzliche Pflicht kann die Aufbewahrung verlangen, soweit sie diese Daten erfasst. Rechtsgrundlagen: Art. 2 Abs. 1 DSGVO, Art. 4 Nr. 6 DSGVO und Art. 17 Abs. 3 Buchst. b und e DSGVO (geprüft am 05.11.2026).

Beispiel: Wann macht ein offener Streit einen Unterschied?

Ein Lagerbetrieb mahnt eine Beschäftigte ab, weil sie angeblich ein Tor ungesichert gelassen hat. Nach ihrem Ausscheiden steht das Schreiben noch in der digitalen Personalakte. Hat der Betrieb den Vorfall abgeschlossen und nennt er keinen weiteren notwendigen Zweck, kann sie die Löschung genau dieses Eintrags verlangen. Dokumente zur Entgeltabrechnung sind nicht Gegenstand dieses Antrags.

Verlangt der Betrieb dagegen noch Ersatz für einen konkreten Schaden am Tor und dokumentiert das Schreiben eine für diesen Streit erhebliche zeitnahe Stellungnahme, kann die erforderliche Aufbewahrung für den Streit anders zu beurteilen sein. Lassen Sie sich erklären, wofür das Schreiben gebraucht wird und wann der Betrieb den Bedarf erneut prüft. Eine Aufbewahrung zu Beweiszwecken ist keine Entscheidung darüber, ob der Vorwurf zutrifft. Maßstab: Art. 17 DSGVO und LAG Hamm, Rn. 60–62 (geprüft am 05.11.2026).

So beantragen Sie die Löschung beim früheren Arbeitgeber

  1. Benennen Sie das Schreiben eindeutig: Datum, Betreff, gegebenenfalls Aktenzeichen. Halten Sie Ihr Vertragsende und die bekannten Speicherorte fest. Fehlt Ihnen eine Kopie, hilft der Ratgeber zur Einsicht in die Personalakte und zur Datenkopie.
  2. Sichern Sie zuerst Ihre eigene Kopie und Ihre Gegenbelege. Wer die Kündigung oder ein fehlerhaftes Zeugnis angreifen will, sollte Beweise erhalten und die Verfahren getrennt behandeln.
  3. Richten Sie Ihr konkretes Verlangen an den ehemaligen Arbeitgeber als Verantwortlichen und sichern Sie den Zugang. Bitten Sie um Bestätigung oder um eine Begründung, wenn das Schreiben weiter aufbewahrt wird.
  4. Notieren Sie die Antwortfrist. Bei einer Ablehnung oder ausbleibenden Antwort kommen eine Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht oder gerichtlicher Rechtsschutz in Betracht. Für einen arbeitsrechtlichen Antrag halten Sie zusätzlich fest, welcher konkrete Nachteil droht und wodurch er belegt wird.
Mein Arbeitsverhältnis endete am [Datum]. Bitte löschen Sie nach Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO die Abmahnung vom [Datum, Betreff] aus meiner Personalakte und aus den von Ihnen dafür geführten Ablagen, soweit die Daten nicht mehr erforderlich sind. Bitte bestätigen Sie die Löschung. Soweit Sie das Schreiben weiter aufbewahren, teilen Sie mir bitte den konkreten Zweck, die Rechtsgrundlage und die vorgesehene Speicherdauer mit.
Zuerst das konkrete Schreiben benennen und den Zugang sichern; die Antwort ist grundsätzlich binnen eines Monats fällig.
Die Frist für die Antwort auf einen DSGVO-Antrag ist von der Kündigungsschutzfrist getrennt.

Welche Fristen sollten Sie getrennt notieren?

Über die auf Ihren DSGVO-Antrag ergriffenen Maßnahmen muss der Verantwortliche grundsätzlich spätestens einen Monat nach Eingang informieren. Falls wegen Komplexität oder Anzahl der Anträge eine Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate erforderlich ist, muss er dies innerhalb des ersten Monats begründen. Lehnt er es ab, tätig zu werden, muss er grundsätzlich innerhalb eines Monats die Gründe und mögliche Rechtsbehelfe mitteilen. Die Monatsfrist betrifft die Antwort auf den Antrag; sie bedeutet weder, dass jede Abmahnung nach einem Monat verschwindet, noch dass Sie einen Monat mit anderen Schritten warten sollten. Siehe Art. 12 Abs. 3 und 4 DSGVO (geprüft am 05.11.2026).

Greifen Sie eine schriftliche Kündigung an, gilt grundsätzlich die Dreiwochenfrist ab Zugang nach § 4 KSchG (geprüft am 05.11.2026). Ein Löschungsantrag bei der Personalabteilung wahrt diese Frist nicht. Mehr dazu im Ratgeber zur Kündigungsschutzklage. Geht es allein um den Wortlaut des Zeugnisses, lesen Sie den Ratgeber zur Zeugnisberichtigung. Für eine Abmahnung während laufender Beschäftigung hilft der Beitrag Abmahnung im Arbeitsrecht: richtig reagieren.

Häufige Fragen

Wird eine Abmahnung bei einer Kündigung automatisch gelöscht?

Das Vertragsende allein beantwortet die Frage nicht. Entscheidend ist, ob die Daten weiter erforderlich sind und ob eine gesetzliche Ausnahme greift.

Schützt eine Papierpersonalakte vor einem Löschungsanspruch?

Papier allein genügt dafür nicht. Das LAG Hamm hat eine strukturierte Personalakte als Dateisystem behandelt und im konkreten Fall die Entfernung angeordnet.

Wie lange hat der frühere Arbeitgeber für die Antwort?

Nach Art. 12 DSGVO grundsätzlich höchstens einen Monat ab Eingang. Eine notwendige Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate muss innerhalb des ersten Monats begründet werden.

Geprüfte Grundlagen

Gesetze und Rechtsprechung

Quellenstand: 05.11.2026

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.