Arbeitszeugnis: Welche Note steht mir zu und wann kann ich Berichtigung verlangen?

Der gesetzliche Anspruch auf ein Arbeitszeugnis

Nach § 109 GewO hat ein Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Der Anspruch besteht unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis durch Kündigung, Aufhebungsvertrag, Befristungsablauf oder aus einem anderen Grund endet.

Das Zeugnis dient als Bewerbungsunterlage und soll einem künftigen Arbeitgeber ein verlässliches Bild von Tätigkeit, Leistung und Verhalten vermitteln. Deshalb gelten zwei Grundsätze gleichzeitig: Das Zeugnis muss wahr sein, soll das berufliche Fortkommen aber nicht durch unnötig abwertende oder missverständliche Formulierungen erschweren.

Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis?

Ein einfaches Zeugnis nennt mindestens Art und Dauer der Tätigkeit. Es enthält keine Bewertung von Leistung und Verhalten. Ein qualifiziertes Zeugnis ergänzt diese Angaben um eine Beurteilung der Arbeitsleistung und des Verhaltens im Arbeitsverhältnis.

Wer sich mit dem Zeugnis bewerben möchte, benötigt regelmäßig ein qualifiziertes Zeugnis. Der Arbeitnehmer muss diese erweiterte Form verlangen. Das einfache Zeugnis kann sinnvoll sein, wenn nur eine kurze Beschäftigungsbestätigung benötigt wird oder eine Leistungsbewertung aus besonderen Gründen nicht gewünscht ist.

Was ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthalten sollte

Ein vollständiges qualifiziertes Zeugnis enthält typischerweise die persönlichen Grunddaten, Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses, Positionen und berufliche Entwicklung, eine klare Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Sozialverhalten und Beendigungsangaben. Datum und ordnungsgemäße Unterzeichnung beziehungsweise elektronische Signatur schließen das Dokument ab.

Die Tätigkeiten müssen so beschrieben sein, dass ein fachkundiger Dritter ein klares Bild von Aufgaben, Verantwortung und erworbenen Kenntnissen erhält. Wesentliche Aufgaben dürfen nicht fehlen oder hinter allgemeinen Sammelbegriffen verschwinden. Unbedeutende Einzelheiten müssen dagegen nicht jede Zeile füllen.

Wahrheit, Klarheit und wohlwollende Formulierung

§ 109 Abs. 2 GewO verlangt eine klare und verständliche Formulierung. Merkmale oder Formulierungen, die eine andere als die äußerlich erkennbare Aussage transportieren sollen, sind verboten. Das richtet sich gegen Geheimzeichen und bewusst irreführende Codes.

„Wohlwollend“ bedeutet nicht, dass der Arbeitgeber eine unzutreffend gute Bewertung ausstellen muss. Die Wahrheitspflicht bleibt der bestimmende Grundsatz. Negative Einzelvorfälle dürfen allerdings nicht ohne sachlichen Grund hervorgehoben werden, wenn sie das Gesamtbild über die gesamte Beschäftigungsdauer nicht geprägt haben.

Welche Note steckt in der Zufriedenheitsskala?

Arbeitszeugnisse verwenden häufig eine abgestufte Zufriedenheitsformel. Sie ist kein Gesetzestext, hat sich aber als verbreitete Zeugnissprache etabliert. Typischerweise werden folgende Aussagen eingeordnet:

• Sehr gut: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“
• Gut: „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“
• Befriedigend: „zu unserer vollen Zufriedenheit“
• Ausreichend: „zu unserer Zufriedenheit“
• Mangelhaft: „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“

Das gesamte Zeugnis muss zusammenpassen. Eine gute Schlussnote verliert an Aussagekraft, wenn Tätigkeitsbeschreibung, Einzelbewertungen oder Sozialverhalten deutlich schwächer formuliert sind. Umgekehrt lässt sich nicht jedes ungewohnte Wort automatisch einer festen Schulnote zuordnen.

Wer muss eine bessere oder schlechtere Note beweisen?

Bescheinigt der Arbeitgeber eine Leistung „zur vollen Zufriedenheit“, entspricht das der durchschnittlichen Bewertung „befriedigend“. Verlangt der Arbeitnehmer eine bessere Schlussnote, muss er Tatsachen darlegen und gegebenenfalls beweisen, die eine überdurchschnittliche Leistung rechtfertigen. Dass in einer Branche häufig gute Zeugnisse erteilt werden, verschiebt diese Beweislast nicht.

Für eine bessere Bewertung sind konkrete Anhaltspunkte nützlicher als pauschale Selbsteinschätzungen: Zielerreichung, nachweisbare Erfolge, zusätzliche Verantwortung, Prämien, positive Beurteilungen, Kundenfeedback oder dokumentierte Projekte. Erteilt der Arbeitgeber dagegen eine unterdurchschnittliche Bewertung, muss er die schlechtere Leistung im Streitfall grundsätzlich mit konkreten Tatsachen begründen.

Die Tätigkeitsbeschreibung ist ebenso wichtig wie die Note

Ein Zeugnis kann trotz guter Gesamtformel mangelhaft sein, wenn es die tatsächliche Arbeit nur unvollständig oder unverständlich wiedergibt. Für künftige Arbeitgeber muss erkennbar sein, welche Aufgaben selbstständig ausgeführt wurden, welche Verantwortung bestand und welche fachlichen Schwerpunkte die Tätigkeit prägten.

Ein an ein Schulzeugnis angelehntes Tabellenformat mit einzelnen Noten erfüllt den Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis regelmäßig nicht. Individuelle Gewichtungen und besondere Fähigkeiten lassen sich nach dem BAG in der Regel nur in einem zusammenhängenden Text angemessen darstellen. Auch die Tätigkeitsbeschreibung muss vollständig und genau genug sein.

Stichpunkte für einzelne Aufgaben können die Lesbarkeit verbessern. Die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung darf aber nicht auf eine scheinbar objektive Notentabelle reduziert werden.

Wie das Sozialverhalten gelesen wird

Bei der Verhaltensbeurteilung kommt es darauf an, wie sich der Arbeitnehmer gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und – soweit relevant – Kunden oder Geschäftspartnern verhalten hat. Eine übliche positive Formulierung nennt die maßgeblichen Gruppen vollständig.

Fehlt eine in der konkreten Position wichtige Personengruppe ohne erkennbaren Grund, kann der Leser darin eine negative Aussage vermuten. Auch eine auffällige Reihenfolge ist nicht automatisch ein Geheimcode, sollte aber im Gesamtzusammenhang geprüft werden. Entscheidend bleibt, ob das Zeugnis wahr, branchenüblich und aus Sicht eines objektiven fachkundigen Lesers verständlich ist.

Verbotene Geheimzeichen und problematische Auslassungen

§ 109 Abs. 2 GewO verbietet Merkmale und Formulierungen, die verdeckt eine andere Aussage transportieren sollen. Dazu können bewusste grafische Zeichen, ungewöhnliche Hervorhebungen oder Formulierungen gehören, deren abwertender Sinn erst durch eine abgesprochene Lesart entsteht.

Nicht jede ungewöhnliche Formulierung ist ein verbotener Code. Häufiger entstehen Nachteile durch Auslassungen: Eine zentrale Aufgabe fehlt, eine für die Branche übliche Bewertung wird nicht erwähnt oder Einzel- und Gesamtbewertung widersprechen sich. Deshalb sollte das Zeugnis nicht nur nach Schlagwörtern, sondern als einheitliches Ganzes gelesen werden.

Besteht Anspruch auf Dank, Bedauern und gute Wünsche?

Aus § 109 GewO folgt kein Anspruch auf eine Schlussformel, in der der Arbeitgeber für die Arbeit dankt, das Ausscheiden bedauert oder gute Wünsche ausspricht. Solche Sätze geben persönliche Empfindungen des Arbeitgebers wieder und gehören nicht zum gesetzlich erforderlichen Zeugnisinhalt.

Fehlt eine Schlussformel, ist das Zeugnis deshalb nicht allein aus diesem Grund rechtswidrig. Hat der Arbeitgeber freiwillig eine Schlussformel aufgenommen, sollte sie aber zur übrigen Bewertung passen. Eine widersprüchliche oder nach einer berechtigten Beanstandung gezielt verschlechterte Neufassung kann weitere rechtliche Fragen auslösen.

Papierzeugnis oder elektronisches Arbeitszeugnis?

Das schriftliche Zeugnis bleibt der gesetzliche Ausgangspunkt. Nach dem aktuellen § 109 Abs. 3 GewO kann das Zeugnis jedoch mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden. Ohne Einwilligung kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht einseitig auf eine Datei verweisen.

Die gesetzliche elektronische Form ist mehr als ein eingescannter Namenszug in einer PDF-Datei. Nach § 126a BGB muss der Aussteller seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Arbeitnehmer sollten prüfen, ob sie diese Form für Bewerbungen praktisch nutzen können und die Signatur technisch verifizierbar ist.

Wann kann Berichtigung oder Ergänzung verlangt werden?

Eine Korrektur kommt in Betracht, wenn Beschäftigungsdaten falsch sind, wesentliche Tätigkeiten fehlen, die Leistungs- oder Verhaltensbewertung nicht den Tatsachen entspricht, Formulierungen widersprüchlich sind oder die gesetzliche Form nicht eingehalten wurde. Nach dem BAG wird mit der Berichtigungs- oder Ergänzungsklage weiterhin die ordnungsgemäße Erfüllung des Zeugnisanspruchs verlangt.

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich Spielraum bei Formulierung und Ausdruck. Arbeitnehmer können daher nicht jedes Lieblingswort durchsetzen. Sie sollten konkret benennen, welche Passage objektiv falsch oder unvollständig ist, welche Fassung verlangt wird und mit welchen Unterlagen sich das belegen lässt.

So lässt sich eine Korrektur vorbereiten

1. Grunddaten prüfen: Name, Beschäftigungszeit, Positionen und Beendigungsdatum abgleichen.
2. Aufgabenliste erstellen: Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung, Projekte und tatsächliche Verantwortung vergleichen.
3. Bewertung übersetzen: Gesamtformel und Einzelbewertungen auf Widersprüche untersuchen.
4. Beweise sichern: Zielvereinbarungen, Beurteilungen, Prämien, Projekterfolge und positives Feedback sammeln.
5. Korrekturen priorisieren: Beruflich wesentliche Fehler zuerst nennen und konkrete Alternativen vorschlagen.
6. Schriftlich anfordern: Eine angemessene Frist setzen und den Zugang dokumentieren.
7. Neufassung vollständig prüfen: Auch Datum, Form, Signatur und unveränderte Passagen kontrollieren.

Welche Fristen müssen beachtet werden?

Für die Beanstandung eines Arbeitszeugnisses nennt § 109 GewO keine kurze einheitliche Spezialfrist. Dennoch sollte die Korrektur unverzüglich verlangt werden. Arbeits- oder Tarifverträge können Ausschlussfristen enthalten, und langes widerspruchsloses Zuwarten kann die Durchsetzung erschweren. Zusätzlich gelten die allgemeinen Verjährungsregeln der §§ 195 und 199 BGB.

Ist das Arbeitsverhältnis durch Kündigung beendet worden, sollten Zeugnisfragen nicht von wichtigeren Fristen ablenken. Gegen eine Kündigung muss grundsätzlich innerhalb von drei Wochen vorgegangen werden. Unser Beitrag zur Kündigungsschutzklage und Dreiwochenfrist erläutert diese Frist. Bei einer einvernehmlichen Beendigung können Zeugnisnote und Wortlaut außerdem im Aufhebungsvertrag konkret geregelt werden.

Arbeitszeugnis-Schnellcheck

• Sind Beschäftigungszeit, Positionen und Entwicklung korrekt?
• Werden die wesentlichen Tätigkeiten vollständig und verständlich beschrieben?
• Passen Einzelbewertungen und Schlussnote zusammen?
• Sind Vorgesetzte, Kollegen und relevante externe Kontakte beim Sozialverhalten berücksichtigt?
• Enthält das Zeugnis widersprüchliche, missverständliche oder verdeckt abwertende Aussagen?
• Ist eine fehlende Schlussformel nur ungewohnt oder tatsächlich ein inhaltlicher Mangel?
• Liegt eine ordnungsgemäße Unterschrift oder – mit Einwilligung – eine qualifizierte elektronische Signatur vor?
• Sind mögliche Ausschlussfristen geprüft und Belege für verlangte Änderungen gesichert?

Fazit

Ein Arbeitszeugnis muss wahr, klar, verständlich und als Gesamtbild aussagekräftig sein. Der Anspruch richtet sich nicht automatisch auf die Note „gut“, sondern auf eine leistungsgerechte Beurteilung. Wer eine überdurchschnittliche Bewertung verlangt, sollte konkrete Leistungen belegen können.

Neben der Note sind Tätigkeitsbeschreibung, Sozialverhalten und innere Widerspruchsfreiheit entscheidend. Fehler sollten zeitnah und präzise beanstandet werden. Seit der aktuellen Fassung des § 109 GewO ist mit Einwilligung des Arbeitnehmers auch ein ordnungsgemäß elektronisch signiertes Zeugnis möglich.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.