Krankmeldung und eAU: Wann muss der Arbeitgeber informiert werden?

Krankmeldung, Arztbesuch und eAU sind nicht dasselbe

Wer morgens krank aufwacht, muss mehrere Pflichten auseinanderhalten. Die Krankmeldung informiert den Arbeitgeber sofort über den Arbeitsausfall. Die ärztliche Feststellung bestätigt, dass Arbeitsunfähigkeit besteht und wie lange sie voraussichtlich dauert. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist schließlich der digitale Datensatz, den der Arbeitgeber bei der gesetzlichen Krankenkasse abruft.

Der häufigste Irrtum lautet: „Der Arzt übermittelt alles, deshalb muss ich im Betrieb nicht anrufen.“ Das stimmt nicht. Die eAU ersetzt bei gesetzlich Versicherten regelmäßig den Papiernachweis, nicht aber die unverzügliche Anzeige gegenüber dem Arbeitgeber. Ohne Krankmeldung weiß der Betrieb nicht, dass und für welchen Zeitraum er eine eAU abrufen soll.

Wann muss die Krankmeldung erfolgen?

Nach § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Praktisch bedeutet das: so früh wie möglich und ohne schuldhaftes Zögern. Bei einer üblichen Frühschicht sollte die Meldung grundsätzlich vor Arbeitsbeginn erfolgen, sobald erkennbar ist, dass die Arbeit nicht aufgenommen werden kann.

Ist eine persönliche Meldung wegen eines Notfalls objektiv nicht möglich, kann ein Angehöriger oder eine andere Vertrauensperson informieren. Sobald der Arbeitnehmer dazu in der Lage ist, sollte er fehlende Angaben nachreichen. Entscheidend ist nicht eine starre Uhrzeit für alle Betriebe, sondern ob die Nachricht unter den konkreten Umständen schnellstmöglich übermittelt wurde.

Telefon, E-Mail oder Messenger: Welcher Meldeweg gilt?

Das Gesetz schreibt für die normale Krankmeldung keine bestimmte Form vor. Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder eine bekannte betriebliche Anweisung können jedoch festlegen, wem und über welchen Kanal die Meldung zugehen soll. Eine Nachricht an einen Kollegen genügt nicht sicher, wenn eigentlich die Führungskraft oder Personalabteilung informiert werden muss.

Der gewählte Weg sollte zuverlässig und nachweisbar sein. Ein Telefonat ist schnell; eine kurze E-Mail oder Nachricht kann zusätzlich dokumentieren, wann die Meldung abgesendet wurde. Bleibt eine Nachricht unbeantwortet, sollte ein weiterer zulässiger Kontaktweg genutzt werden. Interne Regeln dürfen die gesetzliche Pflicht konkretisieren, aber eine tatsächlich unverzügliche Meldung nicht unnötig verhindern.

Welche Angaben braucht der Arbeitgeber?

Mitgeteilt werden müssen die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer. Ändert sich die Prognose, ist die Fortdauer erneut anzuzeigen und gegebenenfalls ärztlich feststellen zu lassen. Eine knappe Formulierung genügt, etwa: „Ich bin heute arbeitsunfähig und falle voraussichtlich bis einschließlich Freitag aus.“

Die Diagnose gehört grundsätzlich nicht in die Krankmeldung. Auch die eAU übermittelt dem Arbeitgeber keine Diagnose. Besondere Umstände können weitere Informationen erforderlich machen, etwa wenn eine ansteckende Gefahr am Arbeitsplatz besteht oder ein Arbeitsunfall gemeldet werden muss. Dabei geht es um Schutz- und Organisationsmaßnahmen, nicht um einen allgemeinen Anspruch des Arbeitgebers auf vollständige medizinische Einzelheiten.

Ab wann ist eine ärztliche Feststellung nötig?

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, verlangt § 5 Abs. 1 EFZG den ärztlichen Nachweis grundsätzlich spätestens am darauffolgenden Arbeitstag. Kalendertage umfassen auch Wochenenden und Feiertage. Beginnt eine Erkrankung am Freitag und dauert am Montag an, ist die gesetzliche Grundfrist daher bereits relevant.

Der Arbeitgeber darf die ärztliche Feststellung früher verlangen, auch ab dem ersten Krankheitstag. Eine solche Vorgabe kann generell im Betrieb gelten oder im Einzelfall ausgesprochen werden. Arbeitnehmer sollten daher nicht allein auf die gesetzliche Drei-Tage-Grundregel vertrauen, sondern Arbeitsvertrag, Betriebsregeln und konkrete Weisungen prüfen.

Dauert die Erkrankung länger als zunächst festgestellt, muss rechtzeitig eine Folgebescheinigung beziehungsweise eine weitere ärztliche Feststellung erfolgen. Lücken zwischen zwei Zeiträumen können zu Problemen bei der Entgeltfortzahlung und beim späteren Krankengeld führen.

Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer gilt nach § 5 Abs. 1a EFZG regelmäßig: Sie müssen die Arbeitsunfähigkeit fristgerecht ärztlich feststellen lassen und sich eine Bescheinigung für die eigenen Unterlagen aushändigen lassen. Die bisherige Pflicht, dem Arbeitgeber den Papierzettel vorzulegen, entfällt in den erfassten Fällen.

Die Arztpraxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft sie dort elektronisch ab. Übermittelt werden insbesondere Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der Feststellung sowie die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung. Die Diagnose wird nicht an den Arbeitgeber weitergegeben.

Der Arbeitgeber benötigt für den Abruf einen konkreten Anlass und den vom Arbeitnehmer gemeldeten Zeitraum. Deshalb bleibt die persönliche Krankmeldung unverzichtbar. Arbeitnehmer sollten außerdem ihren eigenen Ausdruck oder einen anderen Nachweis der ärztlichen Feststellung aufbewahren, falls die elektronische Übertragung verzögert ist oder Rückfragen entstehen.

Wann weiterhin ein Papiernachweis erforderlich sein kann

Das eAU-Verfahren erfasst nicht jeden Fall. Die gesetzliche Ausnahme nennt insbesondere geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten und Feststellungen durch Ärzte, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen. Privat krankenversicherte Arbeitnehmer erhalten regelmäßig keinen eAU-Abruf über eine gesetzliche Krankenkasse. Auch bei Arbeitsunfähigkeit im Ausland gelten besondere Mitteilungs- und Nachweispflichten.

In solchen Konstellationen sollte der Arbeitnehmer früh klären, welcher Nachweis an Arbeitgeber und gegebenenfalls Krankenkasse zu senden ist. Ein technisch fehlgeschlagener Abruf bedeutet nicht automatisch, dass keine Arbeitsunfähigkeit besteht. Er sollte aber sofort aufgeklärt werden, damit die Entgeltabrechnung nicht unnötig verzögert wird.

Wann besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung?

Nach § 3 Abs. 1 EFZG zahlt der Arbeitgeber das Arbeitsentgelt bei unverschuldeter krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich bis zu sechs Wochen weiter. Der gesetzliche Anspruch entsteht nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Bei wiederholter Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit gelten zusätzliche Zeitgrenzen.

Arbeitsunfähigkeit bedeutet nicht lediglich, dass eine Krankheit diagnostiziert wurde. Sie muss den Arbeitnehmer daran hindern, die konkret geschuldete Tätigkeit auszuüben, oder die Arbeit würde die Erkrankung voraussichtlich verschlimmern. Ob das vorliegt, beurteilt der Arzt anhand von Gesundheitszustand und Tätigkeit.

Was passiert bei verspäteter Meldung oder fehlendem Nachweis?

Fehlt der erforderliche ärztliche Nachweis oder werden die Pflichten bei einer Erkrankung im Ausland nicht erfüllt, kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung nach § 7 EFZG vorläufig verweigern. Das gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat. Wird ein ordnungsgemäßer Nachweis später erbracht, muss geprüft werden, ob der Zahlungsanspruch für den Krankheitszeitraum weiterhin besteht.

Eine verspätete oder unterlassene Krankmeldung kann außerdem eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung sein. Je nach Schwere, Wiederholung und Verschulden kommen Ermahnung oder Abmahnung in Betracht. Eine Kündigung ist keine automatische Folge jeder verspäteten Meldung; sie verlangt eine eigenständige Prüfung. Geht dennoch eine Kündigung zu, ist die Dreiwochenfrist für die Kündigungsschutzklage besonders wichtig.

Wie stark ist der Beweiswert einer AU-Bescheinigung?

Eine ordnungsgemäß ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nach der Rechtsprechung das wichtigste Beweismittel und besitzt einen hohen Beweiswert. Der Arbeitgeber kann sie nicht allein mit der Behauptung zurückweisen, er glaube die Erkrankung nicht. Er muss konkrete Tatsachen darlegen und gegebenenfalls beweisen, die ernsthafte Zweifel begründen.

Das Bundesarbeitsgericht sah den Beweiswert als erschüttert an, weil die Arbeitnehmerin am Tag ihrer Eigenkündigung arbeitsunfähig geschrieben wurde und die Bescheinigung passgenau den gesamten Rest der Kündigungsfrist umfasste. Danach musste sie die Arbeitsunfähigkeit mit konkreten Tatsachen anderweitig darlegen und beweisen.

Auch bei einer Arbeitgeberkündigung kann eine auffällige zeitliche Übereinstimmung zwischen Kündigungsfrist und bescheinigter Arbeitsunfähigkeit Zweifel begründen. Im entschiedenen Fall blieb der Beweiswert der ersten, vor Zugang der Kündigung ausgestellten Bescheinigung bestehen; für spätere Folgebescheinigungen bis exakt zum Vertragsende hielt das BAG die Zweifel dagegen für ausreichend.

Eine zeitliche Überschneidung führt also nicht automatisch zum Verlust der Entgeltfortzahlung. Maßgeblich ist eine Gesamtwürdigung. Wird der Beweiswert erschüttert, muss der Arbeitnehmer seine konkrete Erkrankung, die gesundheitlichen Einschränkungen und deren Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit näher darlegen und beweisen können. Informationen zur Dauer des Arbeitsverhältnisses finden sich ergänzend im Beitrag zur Kündigungsfrist im Arbeitsvertrag.

Krank während eines Auslandsaufenthalts

Beginnt die Arbeitsunfähigkeit im Ausland, verlangt § 5 Abs. 2 EFZG eine Mitteilung an den Arbeitgeber auf schnellstmöglichem Weg. Neben Arbeitsunfähigkeit und voraussichtlicher Dauer ist auch die Adresse am Aufenthaltsort anzugeben. Gesetzlich Versicherte müssen grundsätzlich zusätzlich ihre Krankenkasse informieren. Die Übermittlungskosten der Meldung an den Arbeitgeber trägt dieser.

Bei der Rückkehr nach Deutschland müssen Arbeitgeber und Krankenkasse unverzüglich informiert werden. Weil ausländische Nachweise und Übermittlungswege unterschiedlich sein können, sollte die Krankenkasse möglichst früh kontaktiert und die medizinische Bescheinigung vollständig aufbewahrt werden.

Praktische Checkliste für den Krankheitsfall

1. Sofort melden: Arbeitgeber möglichst vor Arbeitsbeginn über Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer informieren.
2. Richtigen Kontakt nutzen: Betriebliche Vorgaben zu Führungskraft, Personalabteilung und Meldeweg beachten.
3. Ärztliche Frist prüfen: Klären, ob der Nachweis schon ab Tag eins verlangt wird; andernfalls die gesetzliche Grundfrist beachten.
4. eAU feststellen lassen: Auch ohne Papierabgabe rechtzeitig zum Arzt gehen und einen Nachweis für die eigenen Unterlagen sichern.
5. Verlängerung mitteilen: Arbeitgeber sofort informieren und eine lückenlose Folgebescheinigung veranlassen.
6. Nachweise aufbewahren: Nachrichten, Anrufzeit, Arztunterlagen und Rückfragen der Krankenkasse dokumentieren.
7. Ausland gesondert behandeln: Aufenthaltsadresse, Arbeitgeber, Krankenkasse und Rückkehrmeldung nicht vergessen.

Fazit

Die eAU vereinfacht den Nachweis, nimmt Arbeitnehmern aber nicht die Verantwortung für die Krankmeldung. Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer müssen unverzüglich beim richtigen Ansprechpartner angezeigt werden. Die ärztliche Feststellung muss innerhalb der geltenden Frist erfolgen; der Arbeitgeber darf sie bereits für den ersten Krankheitstag verlangen.

Wer Meldeweg, ärztliche Frist und Verlängerungen sauber dokumentiert, vermeidet die meisten Konflikte. Entstehen dennoch Zweifel an einer AU-Bescheinigung, bleibt ihr Beweiswert grundsätzlich hoch. Erst konkrete, vom Arbeitgeber belegte Umstände können dazu führen, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit zusätzlich darlegen und beweisen muss.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.